BCT’s Hogescholendag 2012

Donderdag 1 november 2012



Maurice Willems presenteert ICT-applicaties voor hoger onderwijs
















ICT Partner for Value
BCT is één van de Nederlandse aanbieders op de ICT–markt van ‘Content Management’. BCT profileert zich als ‘partner for value’ in het ontwikkelen en implementeren van innoverende software op het gebied van Document Management, Workflow Management, Digitale Archivering en Zaaksystemen.
Op uitnodiging van het Onderwijsteam van BCT woon ik vandaag de Hogescholendag 2012 bij in de vestiging van Avans Hogeschool te Breda. Avans Hogeschool is één van de klanten van BCT. Vandaag presenteert BCT in samenwerking met Avans Hogeschool een aantal relevante ontwikkelingen en oplossingen, die specifiek voor Nederlandse hogescholen van toepassing zijn.

Te gast bij Avans Hogeschool in Breda
Tijdens interactieve presentaties en live demonstraties komen vandaag verschillende thema’s aan de orde en toont BCT hoe zij hogescholen in hun werk kunnen ondersteunen. Vertegenwoordigers van Avans Hogeschool zullen vandaag laten zien en vertellen wat binnen deze hogeschool inmiddels is gerealiseerd en wat de plannen voor de komende jaren zijn. Deze dag is een mooie gelegenheid om geïnformeerd te worden over de huidige stand van de techniek op het gebied van ‘Digital Content Management’ en om als medewerkers van verschillende hogescholen onze wensen, ervaringen en oplossingsrichtingen met elkaar te delen; immers: …

“Als je je problemen met elkaar deelt,

kom je samen tot het vermenigvuldigen van oplossingen.”

(Wiep Koehoorn, 2012)

Kennisdomeinen
BCT-Account Manager Maurice Willems heet de 15 genodigden welkom en vraagt de aanwezigen met hun Ipads in te loggen, om vandaag papierloos te (kunnen) vergaderen.
Maurice stelt dat we momenteel leven in een tijd van voldoende uitdagingen en voldoende trends in het hoger onderwijs. BCT beoogt daarop in te spelen, door te voorzien in de behoeften die daaruit voortvloeien. Dat doet BCT op het gebied van diversie Kennisdomeinen, waarvan bijvoorbeeld ‘Digitale Archivering’ er één is.

Elke hogeschool een Mid-office
BCT-Onderwijs-teamlid Coen Dahlhaus verzorgt een presentatie over ‘zaakgericht werken’. Daarbij gaat het om een samenhangende hoeveelheid werk (waarbij aanleiding en resultaat ervan omschreven zijn), waarvan de kwaliteit en de doorlooptijd bewaakt moeten worden. De uitvoering van een accreditatieproces binnen een hogeschool zou je dus mogen beschouwen als zaakgericht werken. Coen legt de vraag in ons midden of het in een hogeschool(opleiding) altijd wel duidelijk is wat de status is van beleidsdocumenten, die noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld een opleidingsaccreditatie. Hij geeft aan dat de kwaliteitsvereisten met betrekking tot het hoger onderwijs vraagt om steeds verdergaande digitalisering van gegevens en van documenten. En dat vraagt ook om het voortdurend in kaart brengen en updaten van de werkprocessen in hogescholen. Eén van de oplossingen die BCT daarin kan bieden, is het werken met een zogenoemd ‘Mid-office”: één systeem waarin àlle gegevens en documenten (kunnen) worden opgeslagen.

Digitalisering bij Avans
Het ICT-systeem dat BCT voor dat doel heeft ontwikkeld, is ‘Corsa DMS’, dat momenteel bij Avans Hogeschool wordt geïmplementeerd. Werken met Corsa betekent in elk geval dat je ook een Documentenstructuurplan moet opstellen als hogeschool. De Programmamanager Digitalisering van Avans Hogeschool, John Theeuwis, vertelt dat Avans is begonnen met Corsa, voor wat betreft onder andere Studentendossiers. Met ingang van 2013 gaat Avans ook aan de slag om Corsa in te zetten op de processen van bijvoorbeeld Bestuurlijke Besluitvorming en van Accreditatie.
John Theeuwis maakt onderscheid tussen:

• enerzijds ‘Bedrijfsvoering’, dat in dezen met name gestructureerd en statisch is (bv. bij de bewaring van een vastgesteld beleidsplan) en
• anderzijds ‘Leren, werken en samenwerken’, dat in dezen met name creatief en dynamisch is (bv. de productie van een beleidsplan).

Beide systemen vragen om een eigen, specifieke ICT-infrastructuur.
John Theeuwis: “Je moet als hogeschool in de transitie:

• … van individualisme naar gezamenlijkheid;
• … van diversiteit naar homogeniteit;
• … van geen of eigen structuren naar gezamenlijke, gedeelde structuren;
• … van activiteitengerelateerd werken naar proces- en/of ketengericht werken.”

Implementatie bij Avans
De tweede praktijksessie van Avans Hogeschool wordt verzorgd door Ruud van Graafeiland, de Projectleider Implementatie, werkzaam bij een implementatiepartner van BCT, genaamd ‘Enjoy & Deploy’.
Ruud geeft aan dat je – als je gaat werken met Corsa – eerst aan het werk moet om je processen binnen de hogeschool in kaart te brengen. Daarbij maakt Avans gebruik van ‘I-Navigator’.
Avans Hogeschool werkt in de implementatiefase met voortgangsmatrices, om de voortgang van het implementatieproject te monitoren. Ook worden er korte filmpjes gemaakt met Avans-gebruikers in de hoofdrol, om zo Corsa te introduceren binnen de hogeschool. We bekijken zo’n filmpje, waarin het hoofd van de postkamer van Avans vertelt wat er in zijn werk verandert als Corsa wordt ingevoerd. Het doel van het digitaliseren van het inkomende postverkeer van Avans is bijvoorbeeld om het jaarlijks aantal intern te verspreiden poststukken van 400.000 stuks te halveren.

In the Cloud
Daarna neemt Maurice Willems het programma weer over. Hij vertelt onder andere over zaken als het ‘Finance & Compliance’-domein, over het werken met Scanstation en over de nieuwe Web access-omgeving van BCT,genaamd: MyCORSA NxT.
De laatste presentatie wordt verzorgd door BCT-medewerker Bram Scholtens. Bram verzorgt eerst een demonstratie over Plaats- en tijdonafhankelijk werken. Daarbij geeft hij ook een demonstratie van een Scanstation en van MyCORSA NxT.
Bij de Corsa-applicatie gaat het voor wat betreft de toepassing op het gebied van accreditatieprocessen volgens Bram Scholtens om de volgende drie items/nivo’s:

1. 1. Documenten;
2. 2. Dossiers;
3. 3. Processen.