In Control Statement

Vrijdag 13 mei 2011

Om te borgen dat werkprocessen standaard resulteren in goede kwaliteit van producten of diensten helpt het organisaties doorgaans om die werkprocessen goed te beschrijven. Het opstellen en het evalueren van werkprocessen biedt een goede kans om die werkprocessen te optimaliseren, met als doel verbeterde werkprocessen te laten resulteren in verbeterde produkten of diensten.

In navolging van productiehuishoudingen zie je dat ook dienstverlenende organisaties ervoor kiezen om hun werkprocessen goed te beschrijven, te evalueren en te verbeteren. Zo ook in het hoger onderwijs. Een steeds groter wordende groep hogescholen heeft er in de afgelopen jaren voor gekozen om ook de werkprocessen binnen hogescholen te beschrijven. Zo ook binnen Stenden hogeschool.

Regelmatig ben ik in gesprek met twee collega's van Stenden hogeschool, om ook het werkproces van mijn portefeuille te beschrijven. Die collega's Otto Kooistra en Kor Buitenwerf maken daarbij gebruik van software, waarmee zo'n werkproces kan worden gevisualiseerd. De interviews die zij daartoe afnemen, zorgen ervoor dat je heel systematisch je eigen werkproces onder de loep neemt om het enerzijds te verwoorden en om het proces anderzijds aan een kritische beschouwing te onderwerpen. Hun wijze van vraagstelling helpt me ook om systematisch te reflecteren op alle ins en outs van zo'n werkproces, en wel zo dat de gestelde vragen en de gegeven antwoorden ter plekke leiden tot overzichtelijke processchema's, waarmee ik op termijn aan collega's, met wie wordt samengewerkt, bijvoorbeeld goed kan laten zien in welke volgorde werkzaamheden worden verricht, wie daarbij betrokken worden, welke termijnen daarvoor gelden, welke risico's we tijdens het werk onder ogen moeten zien, tot welke resultaten onze gezamenlijke inspanningen zouden moeten leiden en hoe we de kwaliteit van onze deelprocessen en van de daaruit voortvloeiende producten kunnen waarborgen.

We werken web based, hetgeen het mogelijk maakt dat we alle onderlinge verbanden met eenvoudige weblinks kunnen invoeren middels het gebruikte softwarepakket. Als binnenkort het werkproces voldoende is uitgewerkt, is het mogelijk om onze collega's te autoriseren, die toegang moeten hebben tot de in schema gezette deelprocessen, opdat we zowel individueel als in plenaire sessies kennis en inzicht verkrijgen in optimale procesvoering. Het lezen van omvangrijke handboeken of gedetailleerde protocolboeken is niet langer noodzakelijk, want het gebruikte softwarepakket maakt het je mogelijk om snel en goed overzicht te krijgen van wat er in een (deel)proces moet worden gedaan, wanneer dat gedaan moet worden, wie daarbij betrokken zijn en tot welke resultaten de inspanningen van ons werk zouden moeten leiden.