Donderdag 20 november 2008Mijn werk op het gebied van Externe Kwaliteitszorg brengt met zich mee dat het van belang is om alle dossiers van extern toezicht op de kwaliteit van ons onderwijs en van onze organisatie voortdurend goed op orde te houden. Om efficiënt en effectief te blijven werken, is het van belang om alle volgtijdelijke en gelijktijdige dossiers goed op orde te houden. Mijn acht jaren onderwijservaring als docent Kantoorpraktijk eind zeventiger en begin tachtiger jaren komt daarbij nog steeds goed van pas.
Oude dossiers van bijvoorbeeld visitaties, inspectiebezoeken, quality audits, etc. worden gearchiveerd zodra het werk dat toelaat. Op die manier blijven de inhouden van mijn brandkast en van mijn andere kasten up to date. Gemiddeld eenmaal per jaar passeren alle dossiers even snel de revue om te beoordelen of ook die dossiers die nog geen directe aanleiding gaven tot archiveren ook gelicht zouden moeten worden.
Een verhuizing van werkplek is ook zo'n moment om weer eens extra kritisch te beoordelen wat naar het archief kan, wat in de actuele werkvoorraad op de werkvloer moet blijven en wat weggegooid kan worden. Vóór èn ná de verhuizing naar de nieuwbouw van de afgelopen weken was ook zo'n moment van dossierbeoordeling. Wat moet worden bewaard, is in de afgelopen weken tussen de drukke bedrijven door al in archiefdozen gedaan. Vandaag ben ik even een uurtje in één van de Leeuwarder Stenden hogeschool-archiefruimtes aan het werk geweest, waar alles ordentelijk is gestald om daarmee aan onze interne en externe bewaarplicht getrouw te voldoen. Mijn archief is weer nagenoeg op orde. Nog enkele dozen van mijn collega's en van mij krijgen nog plaats in de archiefstellingen en dan is deze archiefruimte binnenkort ook weer op orde.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten