Kwaliteitsadviseurs: ‘out of the box’

Donderdag 11 februari 2016

Inleidende presentatie van Antonie Reichling

Stap eens uit je comfortzone

In het hoger (beroeps)onderwijs kiezen veel hogescholen voor een vergelijkbare aanpak bij hun kwaliteitszorg. Natuurlijk zijn er verschillen, maar die zijn vaak marginaal. Zonder onze huidige werkwijzen te diskwalificeren, willen we vandaag tijdens de netwerkbijeenkomst van ons Platform HBO van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement in het Cursus- en Vergadercentrum Domstad te Utrecht op deze middag proberen met elkaar zogenoemd ‘out of the box’ te denken over bijvoorbeeld:

• ·         Hoe zou je als kwaliteitsadviseur op een fundamenteel andere manier met kwaliteitszorg kunnen omgaan?
• ·         Stel dat er geen landelijk NVAO-accreditatiekader meer zou zijn en jouw college van bestuur schaft in één keer het huidige systeem van alle audits, evaluaties en verbeterplannen af. Sta je dan met lege handen, óf kun je nu iets nieuws verzinnen dat minstens zo effectief is?
• ·         Hoe kun je zelf in je rol als kwaliteitsadviseur impulsen geven aan de kwaliteit?
• ·         Hoe kun je je persoonlijke effectiviteit hiervoor inzetten?

Gastspreker Antonie Reichling

Om ons vanmiddag uit onze comfortzone te halen, hebben we een spreker van buiten het HBO uitgenodigd. Dat is Antonie Reichling, organisatiecoach, opleider, adviseur en projectmanager, en ook auteur van het boek: “Derde generatie kwaliteitsmanagement”.

Een uitspraak van hem: “Mijn standaardvraag [aan deelnemers van de Master Kwaliteitsmanagement] is: “En wat ga jij er aan doen dat zij [het management] voelen dat ze ‘moeten’, of -  nog beter - dat zij gaan ‘willen’! Verbeter de wereld, begin bij jezelf.”

Netwerkbijeenkomst

We prijzen ons gelukkig met een grote opkomst, want bij de eerste vijftig aanmeldingen moest de inschrijving al worden stopgezet wegens de capaciteit van de gereserveerde vergaderzaal. Netwerkvoorzitter Paul Nieuwenhuis heet alle aanwezigen hartelijk welkom, en geeft dan eerst het woord aan Saar Wismans & Margreet de Roover van Christelijke Hogeschool Windesheim, die in een ‘halen’-presentatie met als motto ‘terug naar de bedoeling’ een oproep bij ons deponeren om hen innovatieve ideeën voor onderwijsevaluaties toe te doen komen.

Daarna loopt Paul Nieuwenhuis met ons het programma van vanmiddag op hoofdlijnen door, en geeft hij het woord aan netwerklid Ouke Pijl, die samen met netwerklid Paul van Deursen dit middagprogramma heeft georganiseerd. Ouke verzorgt een inleiding op het middagthema en introduceert onze gastspreker van vanmiddag.

De kwaliteitsmanager en de toenemende complexiteit van de kwaliteitsfunctie

De presentatie van gastspreker Antonie Reichling luidt: ‘De kwaliteitsmanager en de toenemende complexiteit van de kwaliteitsfunctie’, met als subtitel: ‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’.

Organisaties zijn systemen, waarin mensen werken, en dat laatste maakt het geheel derhalve tamelijk irrationeel, emotioneel, en in toenemende mate ook intercultureel. In onze organisaties spelen vaak taaie problemen, die al lang niet meer eenvoudig, niet lineair kunnen worden opgelost. Onze werkelijkheid is tamelijk complex, niet alleen voor wat betreft de vraagstukken waarvoor we ons zien gesteld, maar ook met betrekking tot de manier waarop we van start kunnen gaan met het vinden van adequate oplossingen voor onze werkproblemen. En dan willen we ondertussen ook nog graag onze stakeholders (bijvoorbeeld studenten) tevreden stellen en houden, en willen we die stakeholders ook graag nog op de weg van ‘engagement’ zetten en houden.

Kwaliteit betreft alle organisatieaspecten, waarbij onze uitdaging vooral ligt op het snijvlak van al die aspecten. Als je met die uitdagingen aan de slag gaat, en dat aanvliegt vanuit simpele afwegingen, krijg je in je werkpraktijk te maken met complexe dilemma’s.

Kwaliteitsborging is niet langer meer een zaak van wat er binnen een organisatie speelt. Kwaliteitsborging wordt steeds meer een zaak van wat er tussen organisaties speelt. De uitdagingen daartoe liggen dus vooral in de netwerken, waarin organisaties opereren. Kwaliteit is niet alleen iets voor het ‘nu’, maar zeker ook iets voor ‘later’.

Einddoel

Als er in organisaties sprake is van ‘kwaliteitscultuur’, dan voelt iedereen in die organisatie zich verantwoordelijk voor de kwaliteit, en is men er ook op gericht om alles wat men een eerste keer doet, direct al goed te doen. Voorwaarde voor een kwaliteitscultuur is wel dat de leider commitment toont. Overigens is het zo dat kwaliteit per definitie niet aan de top begint, maar aan de randen van de organisatie.

In het huidige tijdsbestek kun je gerust stellen dat kwaliteitsvraagstukken tegenwoordig niet meer lineair oplosbaar zijn. Het is te simplistisch om dat te denken. De werkelijkheid van vandaag de dag is daarvoor veel te complex.

Een goede kwaliteitsmanager verleidt je om te werken aan en met kwaliteitsprogramma’s, maar we moeten ook onder ogen zien dat je wel een ‘schaap met vijf poten’ moet zijn om je werk als kwaliteitsmanager tegenwoordig goed te doen.

Het werkterrein van de kwaliteitsmanager is divers, bijvoorbeeld: sociaal, infrastructureel en functioneel; en het is een voortdurend werken aan ongestructureerde organisatieproblemen.

Maar wat betekent dat nu voor de kwaliteitsmanager?

In elk geval dat je het niet alleen af kunt. Je moet kwaliteit integreren in de lijn. Kwaliteit moet je integraal aanpakken, je functie als kwaliteitsmanager is dan ook integraal. Zorg er in elk geval voor dat allerlei mensen met complementaire profielen met elkaar samenwerken. De kwaliteitsfunctie wordt faciliterend van aard, gericht op soft skills, waarbij je als kwaliteitsmanager vaardig moet zijn in het opbouwen van sociaal kapitaal.

Vragenronde

Na de presentatie van Antonie Reichling is er gelegenheid om de gastspreker vragen te stellen. In die sessie komt onder andere aan de orde:

De tijdsspanne waarbinnen een organisatie moet gaan bewegen om te gaan veranderen, wordt steeds korter.

De werkelijkheid is complexer dan de PDCA-cyclus.

De eisen die worden gesteld aan het documenteren van hoe goed je bezig bent (geweest), zijn steeds hoger geworden, en dat blijft ook wel belangrijk. Maar we moeten ook onder ogen zien dat het voor ons steeds moeilijker wordt om aan te geven wat we in de (nabije) toekomst gaan doen, en omdat dat steeds moeilijker wordt, mag je ervan uit gaan dat dat op den duur minder belangrijk gaat worden. Wel is en blijft het belangrijk om te weten wat er op de agenda staat van de leider van de organisatie.

Workshop ‘Out of the box’

Na de pauze gaan we in vijf subgroepen uiteen. In elke groep vertelt een casus-inbrenger over een representatieve werksituatie, waarin hij of zij als kwaliteitsadviseur normaal gesproken vaak opereert. Deze vijf cases worden ingebracht door Nels Groot, Rik Feddes & Anneke Mengerink, Ouke Pijl, Paul van Deursen en Léon van der Meij.

Alle vijf reflecteren zij op de inhoud van de presentatie van Antonie Reichling, en koppelen ze dat aan de manier waarop zij zelf hun rol als kwaliteitsadviseur invullen. Ze gaan bijvoorbeeld in op welke elementen van de presentatie van Reichling hen aan het denken hebben gezet. En op welke aspecten zouden zij hun rol nu veranderen? Waar is volgens hen de meeste winst te halen, en waar zit voor hen het grootste potentieel voor hun persoonlijke effectiviteit en voor hun werkorganisatie? Ze proberen aan te geven op welke wijze hun rol anders zal worden, of zou moeten worden om die potentiële winst aan te kunnen boren. Kan ik het effectiever maken? En op welke wijze wordt dan mijn interactie met de lijn, met de docenten en met andere stakeholders anders?

Na deze eerste ronde mogen we de inbrenger informatieve vragen stellen om de ingebrachte casus verder uit te diepen, en om de beoogde andere rolopvatting waaraan de inbrenger denkt verder aan te scherpen.

Daarna geven we als groepsleden adviezen aan de casusinbrenger, om zijn of haar rol effectiever te maken, door ‘out of the box’ te denken.

Als reactie daarop vertelt de inbrenger met welke zojuist ontvangen adviezen hij of zij verder kan; op welke wijze hij/zij diens rol voortaan effectiever kan invullen, wat hij/zij voortaan niet meer zal doen, of nog steeds zal blijven doen, en wellicht voortaan ook op een nieuwe manier gaat doen.

Plenair resumé

Deze workshopronde wordt plenair afgesloten. Vanuit alle vijf subgroepen komt een korte presentatie over de casus, en over hetgeen in de groep is besproken. Na elke groepspresentatie krijgt Antonie Reichling de gelegenheid om vanuit zijn presentatie en visie te reageren en te reflecteren op de resultaten van wat in de afzonderlijke groepen is besproken.

Als alles is gepresenteerd en daarop is gereflecteerd, is het slotwoord weer aan onze voorzitter Paul Nieuwenhuis, die de inbrengers van de cases, de organisatoren Paul van Deursen & Ouke Pijl, en onze gastspreker Antonie Reichling hartelijk bedankt voor hun bijdrage aan deze HBO-netwerkbijeenkomst.