 |
| Gemeenteberaad in De Hege Stins van PG Stiens |
Financiën
Het jaarlijkse Gemeenteberaad waarin de Rekening 2017, de Begroting 2018, de Financiële verslagen van de diverse commissies en het Verslag van de Kascommissie aan de Protestantse Gemeente (PG) van Stiens wordt voorgelegd, vindt vanavond plaats in De Hege Stins te Stiens.
Alle gemeenteleden zijn in de gelegenheid gesteld om vooraf kennis te nemen van het Financieel Verslag 2017 en om daarover vragen in te dienen.
Tussen de avondopening, mededelingen en ingekomen stukken enerzijds en de rondvraag aan het eind van het eerste deel van deze gemeenteavond anderzijds komen achtereenvolgens de volgende financiële stukken aan de orde met rapportage, toelichting, vragen en antwoorden, onder leiding van interim-Kerkenraadsvoorzitter Martin Jansen Klomp en van Lubbert Tilma, voorzitter van het College van Kerkrentmeesters:
- De Jaarrekening 2017 en Begroting 2018 met Meerjarenbegroting, en de Evaluatie Commissie Zonnepanelen;
- De Jaarrekening 2017 van de Diaconie;
- De Jaarrekeningen 2017 van de overige commissies en werkgroepen;
- De Verklaring van de Kascommissie,
waarna aan alle financieel verantwoordelijken van de Kerkenraad en aan alle overige penningmeesters door de gemeenteleden - met dank voor ieders inbreng - decharge wordt verleend voor het door hen gevoerde beleid.
Na de pauze krijgt Geert van der Heide het woord om een presentatie te verzorgen over de archieven van de Protestantse Gemeente van Stiens, en van haar rechtsvoorgangers van de Hervormde Gemeente van Stiens en van de Gereformeerde Kerk van Stiens.
Sinds 2004 was Van der Heide al archivaris van de burgerlijke gemeente Leeuwarderadeel, en na de gemeentelijke fusie momenteel werkzaam bij de gemeente Leeuwarden. Vanaf 2008 verzorgt hij het archief van de voormalige Gereformeerde Kerk van Stiens, en na de kerkelijke fusie is in 2009 daar ook het archief van de voormalige Hervormde Gemeente van Stiens bij gekomen. Inmiddels zijn de archieven van de voormalige Gereformeerde Kerke en van de huidige Protestantse Gemeente aan de hand van een Referentielijst opgeslagen in respectievelijk 30 en 7 archiefdozen, gecompleteerd met inventarislijsten.
Vanavond wil Geert van der Heide ons onder andere duidelijk maken dat een archief niet zo stoffig is als wel eens wordt gedacht, maar dat het ook heel interessant is.
Natuurlijke treffen we in de achieven de vergadernotulen aan, en ook een vermelding van alle menen die beroepsmatig en vrijwillig werkzaamheden verrichten voor de kerkelijke gemeente, maar als archivaris zorg je er ook voor dat allerlei heikele en/of ethische kwesties goed gedocumenteerd worden, zoals bijvoorbeeld over: kaarten en dansen in de kerk, homosexualiteit, samenwonen (hokken), Avondmaal en het Samen op Weg-proces dat tot de fusie leidde.
Ook de geschiedenis van de kerkbladen en verslagen over bijzondere kerkdiensten worden bewaard, zoals over Startzondagen en hagepreken.
Twee actuele thema's komen vanavond ook aan de orde, zoals digitalisering en privacy.
Digitalisering
In Stiens is ervoor gekozen om de archieven op schrift te bewaren, en dus niet digitaal. Digitalisering vergt ook voor een vrijwiligersorganisatie - zoals een kerkelijke gemeente - nogal veel. Uniformiteit en discipline van alle medewerkers is daarbij belangrijk, en met name vanwege de regelmatige wisselingen van de wacht draagt digitalisering een groter risico met zich mee dan papieren archivering.
Voor een archivaris is het uiteraard moeilijk om aan te zien dat nieuwe secretarissen veelal geen boodschap hebben aan het secretariaatswerk van hun voorgangers, dus veel blijft vaak liggen ten huize van voorgaande secretarissen, alhoewel we allen weten dat de opgestelde stukken in principe van de kerkelijke gemeente zijn.
Privacy
Een ander probleem waar ook kerkelijke gemeenten zich voor gesteld zien, is de Europees-Nederlandse privacy-wetgeving, waar met ingang van 25 mei 2018 strenger de hand aan moet worden gehouden.
Tegenstrijdig is het voor een archivaris, kerkenraad en gemeenteleden dat veel in het werk wordt gesteld om de belangrijke zaken - met inbegrip van allerlei zaken van persoonlijke aard - correct te archiveren, opdat er tot in lengte van jaren goed gebruik van kan worden gemaakt, maar als de privacywetgeving het moeilijk tot onmogelijk maakt om daar inzage in te krijgen, dan schiet ook een goed kerkelijk archief essentiële doelen voorbij.
Niet iedereen mag alles zien, maar wat nu als een andere organisatie een lintje wil aanvragen voor een gemeentelid, en je mag als kerkelijke gemeente aan de aanvragende partij niet zonder toestemming van dat gemeentelid een overzicht zenden waarin de jarenlange inzet van een lintje-verdienend gemeentelid blijkt? Weiger je dat overzicht toe te zenden?, of vraag je eerst de lintje-kandidaat om toestemming? - met het gevaar dat de verrassing er dan af is - òf stuur je toch het overzicht met alle gegevens van je gemeentelid naar die andere organisatie?
Tot hoever mag privacyregelgeving reiken, en wat zou jij doen?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten