 |
| Ronde tafelsessie Accreditatieproces in het Hoger Onderwijs |
Digitaal informatiemanagement in het hoger onderwijs
Op uitnodiging van BCT woon ik vandaag in Hotel Van der Valk te Houten de door BCT georganiseerde ronde tafelsessie bij over het Accreditatieproces. BCT is een bedrijf dat is gespecialiseerd in het ontwikkelen en implementeren van software op het gebied van document management, workflow management, digitale archivering en zaaksystemen. De BCT-medewerkers met wie wij vandaag als vertegenwoordigers uit het hoger onderwijs aan de gesprekstafel zitten, houden zich bezig met de advisering over en de implementatie van digitaal informatiemanagement in het onderwijs. In onze ronde tafelsessie van vandaag staat de 'Digitalisering van het Accreditatieproces' centraal.
Accreditatieproces digitaliseren
BCT ontwikkelde het programma 'CORSA' om het totale proces rondom accreditatie digitaal te administreren. Hoger onderwijsinstellingen zoals Hogeschool Zuyd en Avans Hogeschool werken inmiddels met dit automatiseringspakket. Vandaag zijn behalve twee medewerkers van Avans Hogeschool ook enkele collega's bij deze ronde tafelsessie aanwezig van de Leidse Onderwijs Instelling, van Stoas en van Stenden Hogeschool. Na een eerste voorstelronde leggen we aan elkaar voor met welke verwachtingen, vragen en wensen we naar deze ronde tafelsessie zijn gekomen. We focussen vandaag op het accreditatieproces waar wij binnen onze instellingen voor hoger onderwijs allemaal mee te maken hebben.
Creëren, vaststellen en bewaren
In de volgende sessieronde inventariseren we actuele knelpunten en verbeterpunten waar we in het hoger onderwijs in het algemeen en binnen onze instellingen in het bijzonder mee te maken krijgen. Daarbij schenken we aandacht aan zaken zoals bijvoorbeeld: Infrastructuur & techniek, Genereren van documenten, Electronische dossiervorming, Interne ondersteuning van het accreditatieproces, Versiebeheer van documenten, Besturings- en beleidsprocessen, het Primaire proces (het onderwijs), Interne kwaliteitsmetingen, Benodigde formatieomvang en het Samen werken aan documenten.
Drie fasen die af en toe in relatie tot het digitaliseren van het accreditatieproces terugkomen in ons gesprek, zijn: Creëren, Vaststellen en Bewaren.
Bedrijfsvoering, Kwaliteitszorg en Accreditatie
Na de middagpauze bespreken we op welke wijze we goed overzicht krijgen en houden op alle documenten die je nodig hebt voor het accreditatieproces. Het begrip 'documenten' moet je dan zo breed mogelijk opvatten, omdat het niet alleen om beleidsdocumenten gaat, maar ook om bijvoorbeeld toetsen, studentendossiers, onderwijsproducten van studenten, onderwijsmoduulportfolio's en personeelsdossiers. De bespreking wordt gevoerd aan de hand van een 'demo' van de applicatie CORSA, zoals die momenteel bij Hogeschool Zuyd operationeel is.
Het is goed dat we vooraf eerst onderscheid hebben gemaakt in ten eerste de gehele bedrijfsvoering van een hogeschool, ten tweede het stelsel van interne kwaliteitszorg en ten derde het feitelijke accreditatieproces, omdat we bij alles wat we bespreken de ter tafel komende inhouden van onze sessie in elk geval in een groter kader kunnen plaatsen, hetgeen het ons vergemakkelijkt om ook de verbanden van wat ter tafel komt te leggen.
Checks op Docs
'Documenten' die door hogescholen decentraal en/of centraal worden geregistreerd in CORSA krijgen altijd specifieke metadata mee ten behoeve van een maximale vindbaarheid in het informatiesysteem. De uitdaging waar opleidingen en centrale diensten zich bij het werken met dit BCT-informatiesysteem voor gesteld zien, is het beantwoorden van vragen als: zijn alle vereiste documenten aanwezig, voldoet de inhoud van die documenten aan de daartoe geldende criteria (zijn ze compleet) en is de kwaliteit van de inhoud aan de maat?
Visie van BCT
Aan het eind van het middagprogramma geven de aanwezige medewerkers van BCT hun visie op wat we vandaag hebben besproken. Beginnend bij hun eerste ervaringen in gemeentelijke administraties vertellen ze dat BCT zich richt op het verkrijgen en eenmalig vastleggen van alle benodigde informatie/documenten uit alle (voorbereidende) bedrijfsprocessen en -afdelingen (bv. Finance, Onderwijs, HRM en Facilities), waarna je als organisatie in staat bent om die 'content' op basis van geldende criteria geclusterd onder te brengen op die plaatsen in het informatiesysteem (bv. het accreditatieproces van een opleiding) waar je die documenten voor die gestelde doelen nodig hebt.
Co-productie van onderwijs & bedrijf
BCT stelt zich ten doel om vanuit de opgedane praktijkervaringen in het hoger onderwijs haar applicatie zo generiek mogelijk te maken en te leveren, waarbij wij vanuit de hogescholen aangeven dat in de uitwerking van die generieke applicatie-modulen vooral ook ruimte moet zijn voor maatwerk, waar het de hogeschoolspecifieke en opleidingsspecifieke implementatie betreft.
Dat betekent zeker nog wel een lange weg te gaan bij het - zoals BCT dat zo treffend op haar brochure vermeldt - 'Samen naar een toekomstbestendig onderwijs!' BCT heeft vandaag laten zien dat ze deze doorontwikkeling naar toekomstbestendig onderwijs beschouwt als co-productieproces.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten