Historische Ledenraadsvergadering VU-VUmc-Windesheim

Zaterdag 17 december 2011

Pauze Ledenraad in het hoofdgebouw van de VU

Een gedenkwaardige dag
Met een delegatie van drie personen van het Regiocomité Fryslân van de Vereniging VU-Windesheim rijden we vanmorgen vroeg de Afsluitdijk over richting Amsterdam. Vandaag komt de landelijke Ledenraad van de Vereniging VU-Windesheim bijeen in het hoofdgebouw van de Vrije Universiteit aan de Boelelaan in Amsterdam. Het wordt een gedenkwaardige dag, want we gaan als Ledenraad vandaag de Vrije Universiteit, het VU-medisch centrum en de Christelijke Hogeschool Windesheim naar twee nieuwe stichtingen afsplitsen van de Vereniging VU-Windesheim. Alles overwegend zijn we met zijn allen tot de conclusie gekomen dat het voor de toekomst van de Vereniging en voor de instellingen die van haar uitgaan, wenselijk en verantwoord is om de VU en het VU-mc onder te brengen in een stichting en om Windesheim weer onder te brengen onder een eigen Stichting Windesheim. Vandaag moeten we daartoe belangrijke beslissingen nemen, die een gedenkwaardige wending in de geschiedenis van onze Vereniging zullen betekenen.

Geldige besluitvorming
De Ledenraadsvergadering wordt voorgezeten door René Smit, één van de beide voorzitters van ons Verenigingsbestuur, tevens voorzitter van het College van Bestuur van de VU. In de vergaderzaal zijn aanwezig: Verenigingsbestuurders, leden van de Raad van Toezicht, Ledenraadsleden, Regiocomitéleden, stafmedewerkers van de instellingen en van de Vereniging en een notaris van Allen & Overy. Wie niet aanwezig kan zijn, laat vandaag zijn of haar stem gelden via een volmacht. Aan het begin van de vergadering stellen we vast dat er vandaag voldoende Ledenraadsleden aanwezig zijn om middels stemming tot geldige besluiten te kunnen komen. Voordat we tot besluitvorming over gaan, stellen we eerst het concept-verslag van de Ledenraadsvergadering van 10 september 2011 vast, waarin we een aantal voorgenomen besluiten hebben genomen, op basis waarvan we vandaag vervolgbesluiten zullen nemen.

Voorbereiding Besluitvorming splitsing Vereniging
Het Verenigingsbestuur geeft nog een toelichting op de voorliggende voorstellen tot splitsing van de Vereniging VU-Windesheim. Daarna geeft Alexandra Schaapveld, lid van de Raad van Toezicht, een toelichting op de beoogde toedeling van de vermogensbestanddelen bij de aanstaande splitsing van de Vereniging. Vervolgens geeft Pieter Bouw als voorzitter van de Raad van Toezicht een toelichting op de voordracht van de kandidaten voor de drie verschillende Raden van Toezicht, waarna ik als voorzitter van de Benoemingsadviescommissie van de Ledenraad aan de Ledenraadsleden rapporteer op welke wijze wij als Benoemingsadviescommissie zijn gekomen tot een advies aan de Raad van Toezicht en aan de Ledenraad om de vandaag voorgedragen kandidaten van de drie Raden van Toezicht te benoemen. De Ledenraad stemt unaniem aansluitend in met deze voordracht, waarmee alle elf kandidaten statutair worden benoemd.

Besluitvorming splitsing Vereniging
Na een introductie van het Verenigingsbestuur en van de aanwezig notaris Visser besluiten we unaniem dat we de VU en het VU-mc per 1 januari 2012 afsplitsen van de Vereniging VU-Windesheim en onderbrengen in een Besloten Vennootschap, waarna op dezelfde dag deze BV wordt omgezet in de nieuwe Stichting VU-VUmc. Tevens besluiten we unaniem dat we Windesheim per 1 januari 2012 afsplitsen van de Vereniging VU-Windesheim en onderbrengen in een Besloten Vennootschap, waarna op dezelfde dag deze BV wordt omgezet in de nieuwe Stichting Windesheim. De nieuwe statuten van de beide nieuwe stichtingen en van onze Vereniging worden door de Ledenraad vastgesteld, waarmee de Vereniging VU-Windesheim per 1 januari 2012 transformeert in de zogenoemde VU-Vereniging.

Remuneratievoorstel Raden van Toezicht
Na deze historische beslissingen geeft Pieter Bouw als voorzitter van de Raad van Toezicht een toelichting op het voorstel met betrekking tot de remuneratie van de pasbenoemde leden van de drie verschillende Raden van Toezicht, waarna ik als voorzitter van de Benoemingsadviescommissie van de Ledenraad aan de Ledenraadsleden rapporteer op welke wijze wij als Benoemingsadviescommissie zijn gekomen tot een advies aan de Raad van Toezicht en aan de Ledenraad om de het nu ter besluitvorming voorliggende remuneratievoorstel aan te nemen. De Ledenraad stemt unaniem aansluitend in met dit remuneratievoorstel, waarmee de bruto-vergoeding van alle leden van de Raden van Toezicht voor de komende drie jaren zijn vastgesteld. Dan is het tijd voor felicitaties en pauze.

Identiteit en Meerjarenbeleidsplannen
De splitsing tussen de Vereniging en haar instellingen zal ertoe leiden dat de Vereniging zich gaat concentreren op identiteit in brede zin en op maatschappelijke interactie. De Vereniging en haar drie afzonderlijke instellingen zullen samen Meerjarenbeleidsplannen opstellen en bij de uitvoering zal opnieuw vorm en inhoud worden gegeven aan VU-connected, als alliantie van de Vereniging en van de beide Stichtingen en haar instellingen voor hoger onderwijs, onderzoek en patiëntenzorg. Het Verenigingsbestuur presenteert een korte kenschets van het Meerjarenplan Identiteit van onze Vereniging. De fasering wordt beschreven. Daarna worden een aantal elementen gepresenteerd en besproken, die vanuit de afzonderlijke instellingen zullen worden opgenomen in het meerjarenbeleid. De volgende drie presentaties worden verzorgd, gevolgd door plenaire reacties en interacties:

• Vrije Universiteit: 'Academische Kern', verzorgd door René van Woudenberg, decaan van de Faculteit der Wijsbegeerte en voorzitter van de VU-Werkgroep Academische Kern. In de toekomst volgt elke bachelor-student van de VU het semester Academische Kern;
• VU-medisch centrum: 'Zingeving en verbinding - Wat VU-medisch centrum uniek maakt', verzorgd door Reina Steenwijk, van de VU-mc-dienst Pastoraat en Geestelijke Verzorging. De kleurrijke aanpak in het kader van één van de negen VU-mc-projecten, te weten: Interculturalisatie;
• Windesheim: 'Identiteitsontwikkeling binnen opleidingen van Windesheim', verzorgd door Jan Willem Meinsma, lid van het College van Bestuur van Windesheim. Windesheim wil haar studenten opleiden tot Normatieve Professionals. Tijdens de lunch denken we na over welke invulling wij als Ledenraadsleden graag zouden willen geven aan die normatieve professionaliteit.

Lidmaatschap van de Vereniging
Na de lunch volgt een plenaire gedachtewisseling over de gerezen dilemma's rond beoogde vormen van lidmaatschap van de onze Vereniging. Hoe aantrekkelijk is onze Vereniging voor nieuwe leden? Op welke wijze kunnen en willen jonge mensen zich middels bijvoorbeeld sociale media binden aan onze Vereniging? Welke technische infrastructuur hebben we nodig om ledenwerving en ledenorganisatie optimaal vorm en inhoud te geven? Welke vormen van lidmaatschap wensen we in de toekomst in ons Verenigingsverband? Het zijn allemaal dilemma's en principiële vragen, die om een nadere overdenking en eigentijdse keuzes vragen. De Commissie Herstructurering van de Ledenraad zal hierover in de komende maanden nadenken, om hierover in juni 2012 met voorstellen te komen naar de Ledenraad.

Benoemingsadviescommissie van de Ledenraad VU-Windesheim

Woensdag 2 november 2011

Benoemingsadviescommissie
Als leden van de Benoemingsadviescommissie van de Ledenraad van de Vereniging VU-Windesheim komen we vanavond bijeen met een aantal bestuurders van de Vereniging, tevens leden van de Colleges van Bestuur van de Vrije Universiteit en van de Christelijke Hogeschool Windesheim. We komen bijeen om vanavond het benoemingsproces voor de leden van de Raden van Toezicht binnen ons Verenigingsverband met elkaar te bespreken. De bijeenkomst vindt plaats in de VU op de VU-campus te Amsterdam. De Benoemingsadviescommissie, waarvan ik voorzitter ben, bestaat uit totaal drie leden van de Ledenraad van de Vereniging.

Splitsing
Nu we voornemens zijn om de instellingen van de Vereniging statutair af te splitsen van de Vereniging, heeft dat ook consequenties voor de huidige Raad van Toezicht van de Vereniging VU-Windesheim, waaronder de instellingen VU, VU-medisch centrum en Windesheim ressorteren. Als onze Ledenraad medio december aanstaande besluit dat deze splitsing een feit wordt, heeft dat veel consequenties op o.a. organisatorisch gebied. Het is belangrijk dat we nu alvast de nodige maatregelen nemen, opdat met ingang van de beoogde splitsingsdatum van 1 januari 2012 de meest essentiële zaken op orde zijn.

Twee nieuwe stichtingen
Als met ingang van volgend kalenderjaar een nieuwe stichting wordt gevormd waarin de VU en het VU-mc worden ondergebracht en er gelijktijdig een nieuwe stichting wordt gevormd voor Windesheim, moeten de benoemingen van bestuurders en van de drie Raden van Toezicht tijdig hebben plaatsgevonden. Over de wijze waarop dat binnenkort zal plaatsvinden, voeren we vanavond overleg.

Raden van Toezicht
Eerst bespreken we de te volgen procedure voor de benoeming van alle leden van de drie nieuwe Raden van Toezicht. Daartoe spreken we over de voorliggende drie verschillende profielschetsen voor de te benoemen leden van de Raden van Toezicht. Ook de daarbij door onze Benoemingsadviescommissie te volgen procedure voor dit bijzondere proces komt aan de orde. Vervolgens bespreken we welke zittende leden van de Raad van Toezicht van de Vereniging opteren voor een nieuwe benoeming in één van de drie nieuwe Raden van Toezicht en welk huidig Raadslid of welke huidige Raadsleden mogelijk als linking pin zullen gaan functioneren tussen enerzijds een Raad van Toezicht van één van de beide stichtingen en anderzijds de Raad van Toezicht van de VU-Vereniging.

Vacatures en Remuneratie
Nu bekend is welke zittende Raadsleden opteren voor een nieuwe positie, hebben we ook zicht op de vacatures die ontstaan in alle drie nieuwe Raden van Toezicht. We bespreken het proces van werving, selectie en benoeming van deze nieuwe kandidaten, waarnaar inmiddels een zoekopdracht is uitgezet. Afsluitend komt ook het Remuneratievoorstel met betrekking tot de leden van de drie Raden van Toezicht aan de orde.

Vervolg
Aan het begin van dit werkoverleg bespraken we kort de stand van zaken en de voortgang op de herstructurering van de Vereniging VU-Windesheim, waarbij we specifiek aandacht besteedden aan de commissie die we binnenkort installeren, die omtrent deze herstructuring met een aantal herinrichtingsadviezen zal komen. Aan het eind van deze avondbijeenkomst bespreken we nog geruime tijd de correspondentie in Verenigingsverband over het voorgestelde lidmaatschapsmodel, dat medio december 2011 ook in de eerstvolgende vergadering van de Ledenraad ter tafel komt. Als we tenslotte ook alle werkafspraken voor de komende weken hebben gemaakt, sluiten we deze bijeenkomst.

Ledenraadsvergadering Vereniging VU-Windesheim in VUmc Amsterdam

Vrijdag 12 juni 2009

De vergadering van de Ledenraad van de Vereniging VU-Windesheim woon ik vandaag bij, samen met de twee andere Friese Ledenraadsleden Hans Capel en Ties Jan Eekhof. De bijeenkomst vindt plaats in het VU medisch centrum (VUmc) te Amsterdam. Verenigingsvoorzitter Elmer Mulder, tevens voorzitter van de Raad van Bestuur van VUmc, opent deze statutaire vergadering.

Vóór de pauze staat de voortgang van het in 2008 vastgestelde "Meerjarenplan Vereniging VU-Windesheim 2008-2012" centraal. Elmer Mulder presenteert de stand van zaken op de hernieuwde impuls die wordt gegeven aan de ontwikkeling van de bijzondere (christelijke) identiteit van de instellingen. Daarna worden we door de VUmc-"Dienst Pastoraat en Geestelijke Verzorging" uitvoeriger geïnformeerd over de algemene identiteitsontwikkeling binnen VUmc door Jeannette Delver, en door Reina Steenwijk specifiek over de wijze waarop Interculturalisatie vorm en inhoud krijgt binnen het Diversiteitsbeleid.
Dit agendapunt wordt afgesloten met een voortgangsrapportage over de Opbouw van de Vereniging en over de programmaorganisatie VU-Connected, door Verenigingsvoorzitter René Smit, tevens voorzitter van het College van Bestuur van de Vrije Universiteit (VU), wiens rapportage wordt vervolgd met een plenaire discussie over de landelijke en regionale ontwikkelingen, ervaringen en verbetervoorstellen inzake de Vereniging en VU-Connected.

Na de pauze volgen een aantal statutaire zaken.
Eerst bespreken we de "Taken & Werkwijze van de Benoemingsadvies Commissie" (BAC), de commissie van de Ledenraad waarvan ik voorzitter ben, die o.a. gesprekken voert met (her) te benoemen leden van de Raad van Toezicht, teneinde de Ledenraad te adviseren op de voorliggende benoemingsvoordrachten.
Daarna presenteert de voorzitter van de Raad van Toezicht Pieter Bouw het "Verslag van de Raad van Toezicht 2008" en verleent de Ledenraad na een gespreksronde met de Raad van Toezicht kwijting over het afgelopen jaar. Daarna keurt de Ledenraad de Jaarrekening 2008 goed en verleent daarmee kwijting voor de de verenigingsbestuurders en voor de leden van de Raad van Toezicht.
Voorafgaand aan de Mededelingen en Rondvraag stelt de Ledenraad op voorstel van het Algemeen Bestuur en op positief advies van de Benoemingsadviescommissie ook de bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht vast, zoals die is vastgelegd in de "Remuneratieregeling Raad van Toezicht".

's Avonds wordt afgesloten met een Diner Pensent in het mooie nieuwe bedrijfsrestaurant van het VUmc. Tijdens het diner wordt gediscussieerd over de tussen de dinergangen door gepresenteerde bijdrage van René Smit over de ontwikkeling van de nieuwe VU-Campus in het VU-Kwartier aan de Amsterdamse Zuidas, over de bijdrage van Elmer Mulder over de Patiëntenveiligheid van het VUmc en over de actuele ontwikkelingen binnen Christelijke Hogeschool Windesheim, verzorgd door Albert Cornelissen, de per 1 april 2009 benoemde en aangetreden Voorzitter van het College van Bestuur (tevens lid van het Algemeen Verenigingsbestuur), met wie wij vandaag persoonlijk kennismaken.
Aan het eind van het diner sluit tafelpreses Elmer Mulder deze halfjaarlijkse Ledenraadsvergadering af, waarna de ledenraadsleden weer huiswaarts keren naar hun provincie die zij in deze vergadering representeren.

Vooroverleg voor Ledenraad Vereniging VU-Windesheim

Donderdag 28 mei 2009

In Hotel Park Plaza te Utrecht komen we vanavond bijeen in het zogenoemde Vooroverleg, met het oog op de komende Ledenraadsvergadering van de Vereniging VU-Windesheim, die in juni 2009 zal plaatsvinden. Van alle Regiocomités zijn vertegenwoordigers uitgenodigd om ter voorbereiding op de Ledenraadsvergadering over de agendapunten en over de geagendeerde documenten met de voorzitter van het Algemeen Bestuur/College van Bestuur van de VU de heer René Smit - vanavond bijgestaan door de bestuurssecretaris mevrouw Roeleke Vunderink en de verenigingssecretaris de heer Hein Breukelaar - in vooroverleg te treden.

In het eerste deel van de vergadering staat de voortgang van het Meerjarenplan van de Vereniging VU-Windesheim centraal. Onderwerpen zijn: Identiteit, voortgaande opbouw van de Vereniging en de innovatie van VU-Connected.

In het tweede deel van het Vooroverleg staan een aantal statutaire zaken centraal, zoals: de werkwijze van de Benoemingsadviescommissie, het Jaarverslag 2008 van de Raad van Toezicht, de Jaarrekening 2008 van de Vereniging en het voorliggende voorstel van de Remuneratieregeling van de Raad van Toezicht.

Ook komen een aantal zaken aan de orde die de drie instellingen van de vereniging (VU, VU-mc en Windesheim) betreffen èn gaan we nader in op de relatie tussen de verenigingsregio's en de nieuwe programmaorganisatie van VU-Connected.

Het verslag van dit Vooroverleg zal ertoe bijdragen dat de Ledenraadsvergadering volgens verwachting efficiënt kan worden gevoerd en de aanvullende vragen en opmerkingen die vanavond ter tafel kwamen, helpen het Algemeen Bestuur en de Raad van Toezicht om qua te verstrekken informatie tijdens de landelijke Ledenraadsvergadering adequaat in te spelen op allerlei ins en outs omtrent de geagendeerde inhouden van deze uitgebreide vergaderagenda.

Benoemingsadviescommissie in de VU te Amsterdam

Maandag 9 februari 2009

De landelijke Ledenraad van de Vereniging VU-Windesheim heeft op 15 november 2008 uit haar midden drie Ledenraadsleden benoemd, die samen de statutaire Benoemingsadviescommissie vormen (zie daartoe mijn weblogbericht van die 15e november). Op basis van een voorlopige maatregel was ik al lid van de toen nog voorlopige commissie (zie daartoe mijn weblogbericht van 7 oktober 2008). Vanavond komt de geïnstalleerde Benoemingsadviescommissie voor het eerst bijeen in de Vrije Universiteit (VU) te Amsterdam.

De Benoemingsadviescommissie voert overleg met de Raad van Toezicht van de vereniging op het moment dat de Raad een voordracht voor een nieuw te benoemen of een her te benoemen lid voor de Raad van Toezicht gaat doen aan de landelijke Ledenraad. Als Benoemingsadviescommissie spreken we dan eerst met de voorgestelde kandidaat-toezichthouder, waarna we een advies aan de Raad van Toezicht en aan de Ledenraad geven m.b.t. deze voordracht. Ook stemt de Raad van Toezicht bij elke nieuwe bestuursvoorzittersbenoeming de profielschets voor de voorzitter van het College van Bestuur van de VU en voor de voorzitter van de Raad van Bestuur van het VU-Medisch Centrum af met de Benoemingsadviescommissie. Voorts kan de Raad van Toezicht of het Verenigingsbestuur incidenteel overleg voeren over een aantal statutaire zaken, zulks ter voorbereiding op bijvoorbeeld de aanstaande vergadering van de landelijke Ledenraad.

Vanavond komen we als nieuw samengestelde Benoemingsadviescommissie bijeen in een eerste overleg met de secretaris en de voorzitter van het Bestuur van de Vereniging VU-Windesheim. We bespreken de voorgenomen werkwijze van de Benoemingsadviescommissie, in relatie tot de Raad van Toezicht, het Verenigingsbestuur en de Ledenraad, waarbij we nader ingaan op bijvoorbeeld de uitvoering van de taken, de facilitering en de vastlegging van onze werkwijze. Met deze vastlegging beogen we dat nieuwe leden van de Raad van Toezicht op goede wijze welkom worden geheten en op grond van correct gevoerde kennismakingsgesprekken worden voorgedragen aan de Ledenraad als kandidaat-lid van de Raad van Toezicht.

Tweede agendapunt is het voorliggende voorstel van het Presidium aan de Raad van Toezicht omtrent de remuneratie van de leden van de Raad van Toezicht. Wij geven vanavond ter vergadering ons advies op dit wijzigingsvoorstel voor de vacatiegelden, opdat de Raad van Toezicht - de Benoemingsadviescommissie gehoord hebbend - komend voorjaar aan de Ledenraad een nieuwe, geactualiseerde remuneratieregeling ter vaststelling kan voorleggen.