Tijd voor verandering in verantwoorden

Donderdag 6 december 2018

In subgroepen uiteen voor een gesprek over Rijker Verantwoorden

Praktijkvraagstuk
Kwaliteitszorg, kwaliteitsmedewerkers, opleidingen en hogescholen hebben allemaal te maken met vormen van verantwoorden. De tijdgeest van verantwoorden is echter aan het veranderen. De overheid geeft al langere tijd aan dat vertrouwen voorop staat, dat er ruimte wordt gecreëerd om de verantwoording dichter bij de praktijk aan te laten sluiten, en dat de administratieve lasten worden verminderd.
Zowel in de onderwijsorganisaties als bij de toezichthoudende instanties leeft momenteel de vraag hoe we ervoor kunnen zorgen dat verantwoordingsmomenten beter aansluiten bij de praktijk, die nu nog anders wordt beleefd.

• Hoe zijn wij in ons werk eigenlijk bezig met verantwoorden?
• Creëren we op die momenten ruimte voor rijker verantwoorden?
• Kijken wij verder dan cijfers en kwantitatieve indicatoren?
• Hoe laten wij zien dat de visie van de opleiding of hogeschool gedragen wordt en waarde heeft?
• Hoe maken we inzichtelijk op welke wijze er gewerkt wordt aan weerbarstige praktijkvraagstukken?

Rijker verantwoorden
RONT Management Consultants zegt hierover: “Cijfermatige verantwoording wordt steeds meer ervaren als onvoldoende en onvolledig. Cijfers vormen een armoedige weergave van een rijke praktijk. Het kan ook anders! Rijke verantwoording wekt vertrouwen, het mobiliseert mensen om mee te doen en het stimuleert tot leren.”
Mensen en organisaties die ‘rijker verantwoorden’, laten zien of het werk deugt, of het goed is uitgevoerd, en of het van waarde is. Koplopers doen dat niet uit frustratie met bestaande verantwoordingssystemen, maar wel vanuit passie en gedrevenheid: ze willen hun werk graag laten zien en er over in gesprek gaan.
Het kan dus wel anders. Vandaag gaan we hierover met elkaar in gesprek tijdens de netwerkbijeenkomst van ons Platform HBO van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement. We komen daartoe bijeen in congres- en vergadercentrum Domstad in Utrecht.

Opening
Alle gasten worden welkom geheten door netwerkvoorzitter Paul Nieuwenhuis van Saxion, en door Saar Wismans van Windesheim en Lisette Vonk van de Hogeschool van Amsterdam. De laatsten verzorgen als eersten een korte inleiding op het programma van deze bijeenkomst.
Vandaag worden twee casussen besproken: één op instellingsniveau van Christelijke Hogeschool Windesheim (CHW) en één op opleidingsniveau van de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Beide gaan over een rijkere manier van verantwoording afleggen.

Strategie en monitoren
In de eerste casus nemen Margreet de Roover en Saar Wismans van CHW ons mee in hun zoektocht naar een vorm waarin de nieuwe strategische koers de komende jaren wordt gemonitord. Sinds vorig jaar is er een nieuwe strategische koers voor 2017-2022 ingezet. Deze koers is open qua eindpunt (‘naar het zuiden’ genoemd) en de veranderaanpak is ‘wit’ vormgegeven. Deze presentatie gaat in op hoe ze alle activiteiten monitoren, en hoe ze weten of/dat ze voortgang boeken.
CHW is op weg naar ‘het zuiden’, waarmee men ‘flexibeler’ werken bedoelt. Vooraf is en wordt niet alles concreet uitgewerkt in bijvoorbeeld blauwdrukken, maar men gaat meer uit van een soort expeditie, met daartoe een innovatiebudget en de nodige experimenteerruimte. Het nieuwe moet waarde toevoegen aan de ambities van hogeschool en opleiding. Tijdens het experiment wordt regelmatig aan verslaglegging gedaan. Maar, let wel, de voortgang op de strategische koers en op alle experimenten/projecten moet wel met een vorm van monitoring worden gevolgd. Die monitoring moet passen bij de veranderaanpak van de strategische koers en van de lerende organisatie. Kortom, een mooie uitdaging.

De uitdaging
De uitdaging is om de voortgang zichtbaar te maken, zonder dat je beschikt over SMART-geformuleerde doelen. Dat kun je echter ook als een kans zien, want – zo wordt gesteld - meten op harde cijfers werkt immers toch niet. Het zou moeten gaan om het gesprek óver die cijfers. Nú echter is CHW meer gericht op ontwikkeling dan op controle. Het gaat om: leren van elkaar. De verantwoording vindt vanaf nu steeds meer horizontaal plaats.
Je kunt wèl beoordelen of er goed gewerkt wordt, en of de waarde van het werk direct voelbaar wordt gemaakt voor de stakeholders. CHW werkt nu met de systematiek van ‘Rijker Verantwoorden’, waarin je gaandeweg gaat monitoren; onderweg de mensen meenemend in je verhaal. Dit betekent dat het een zoeken is naar een goede, passende vorm van verantwoording, los van alleen maar cijfers. Je gaat bij rijker verantwoorden uit van waarden en doelen, met daarbij steeds je stakeholders in beeld.
In deze systematiek wordt achteraf in beeld gebracht hoe de eerste processtappen zijn gezet, waarbij verschillende documenten (maar bijvoorbeeld ook filmpjes, videoverslagen) en activiteiten (kunnen) worden getoond. Daarmee wordt zichtbaar hoe er is gewerkt aan de strategische koers.
Maar er moet ook vóóruit worden gekeken, dus die uitdaging bleef overeind. CHW is zich ervan bewust dat je hierin eerst ‘het zuiden’ moet definiëren alvorens het te hanteren model van monitoring en rapportage kan worden gemaakt. Momenteel wordt binnen CHW vooral volop ook gesproken over die definiëring; en ondertussen loopt het monitoringsmodelontwerp voort.
Men kijkt ook vooruit middels het faciliteren van het professioneel gesprek, en wil ruimte bieden voor verantwoording naast (dus niet in plaats van) het in kaart brengen van de cijfers en van de voortgang. Uiteindelijk zal het resultaat moeten worden dat je elkaar laat zien wat je als instelling en/of als afzonderlijke afdelingen doet en hebt gedaan.

Wat past het beste bij jullie?
Over eigenaarschap en vormvrijheid bij Midterm Reviews
In de tweede casus vanmiddag neemt de HvA ons mee in haar nieuwe werkwijze voor de zogenoemde Midterm Review (het interne opleidingsbrede reflectiemoment), waarin ruimte is gecreëerd om op een rijkere manier te verantwoorden, om zo te komen tot een betere balans tussen verantwoorden en ontwikkelen. In deze casus vertellen René van der Velde (onderwijsafdeling AMFI) en Margo van Rotterdam (afdeling Onderwijs en Onderzoek) hoe de opleiding van René van der Velde de ruimte heeft gepakt om de eigen doelstellingen centraal te stellen, en hoe men een vorm voor de auditdag heeft gekozen die aansluit bij de ‘couleur locale van de opleiding’.
Het gaat in dezen vooral over zaken als: kwaliteitscultuur, eigenaarschap, vertrouwen, reflectie, professionele ruimte. Verantwoordelijkheid moet laag in de organisatie liggen. De HvA doet mee met het experiment Instellingstoets Kwaliteitszorg met Beperkte Opleidingsaccreditatie, dus daar moet hier ook rekening mee worden gehouden. Men gaat van de audits van voorheen naar een nieuwe vorm, naar zogenoemde Midterm Reviews. Dat doet de HvA omdat ze met en van die Midterm Reviews wil leren. Er wordt gewerkt met reflectie met externe peers. Met die externe auditoren gaat een opleiding in gesprek.
Begonnen wordt met een positieve beginsituatie. De opleiding weet zelf wel wat ze nodig heeft om beter te worden. De nieuwe Midterm Reviews zijn interne audits en verplicht, en/maar de resultaten worden wel gebruikt voor de externe verantwoording van de opleiding. De auditpanelsecretaris (van de hogeschool) weet goed wat in zo’n Midterm Review kan en mag, en neemt het auditpanel mee in de te maken keuzes en in het te hanteren beoordelingskader.
Opleidingen moeten voorafgaand aan de Midterm Review-auditdag in elk geval reflecteren met externe partners, maar de vorm daartoe is vrij. Er moet een Zelfevaluatierapport worden gemaakt en afstudeerwerken moeten sowieso worden beoordeeld. Er moet een dialoog komen tussen het auditpanel en de verschillende stakeholders van de opleiding. Er moet na afloop een rapportage van bevindingen zijn en conclusies moeten worden geformuleerd op basis van de vier NVAO-standaarden voor de Beperkte Opleidingsbeoordeling.
De HvA-opleiding beslist in overleg met het reviewpanel over hoe de Midterm Review past in de ontwikkeling van de opleiding. De vorm van de zelfevaluatie en van de bezoekdag moet passen bij het team. De samenstelling van het panel moet passen bij de keuzes die de opleiding heeft gemaakt, en dat geldt ook voor de inhoud en de vorm van de bezoekdag. De opleiding selecteert zelf de aan te bieden informatie voor het panel. Uiteindelijk gaat het erom dat de opleiding de Midterm Review krijgt die men zelf wenst.
Bij AMFI kwamen er in de loop van de tijd steeds meer doelgroepen bij, die men alle aan het woord liet komen bij de reflectie. Alles kwam te staan in een reflectie-magazine, dat aan het panel ter voorbereiding werd aangeboden. Het werd overigens wel een heel duur magazine, met veel leeswerk voor het panel.
Ondertussen heeft men bij de HvA onderzocht welk type student in de toekomst de opleiding binnen zal komen.
Mensen denken nu vooral na over wat ze aan het doen zijn, en je ontdekt daarin wat de passie van bijvoorbeeld de docenten is.

De dag van de opleiding
Men koos er bij AMFI voor om de auditdag in de vorm van een studiedag te houden, om iedereen met elkaar bezig te laten zijn. Daartoe werd gekozen voor de vorm van de zogenoemde FishBowl-conversatie, waarin je vanuit de buitenring in een binnenkring aanschuift als je iets wilt vragen of zeggen. Met studenten werd bijvoorbeeld gesproken over toetsing. Er kon gedurende deze dag ook informeel met iedereen worden gesproken. In de middagpauze lag er voor het auditteam allemaal opleidingsmateriaal op tafel, waar het panel naar kon kijken, en waarover ze hun vragen konden stellen.
Dit hele auditproces leidde tot een zogenoemd Amfi Manifesto, waarin uitspraken staan die het resultaat van de dag zijn op vragen als : waarom, wie, waardoor, hoe, en wat.
De ervaring leert dat als je in zo’n audit veel laat zien, en als je het panel op zo’n dag mee laat doen aan opleidingsactiviteiten (bv. die studiedag), dan win je het vertrouwen van het reviewteam. Dit alles kost echter wel heel veel tijd, en is (daardoor) duur. Daarentegen leverde het FishBowl-gesprek wel veel interessante vragen en antwoorden op voor zowel panel als docenten.

In subgesprek
Na deze korte schetsen gaan we vanmiddag met elkaar in gesprek, om zo te komen tot identificatie van de rijke verantwoordingselementen en over de generatie van aanvullende en nieuwe ideeën voor verantwoorden.
Twee subgroepen gaan in gesprek over manieren van verantwoorden en monitoren passend bij casus 1. De andere twee subgroepen gaan in gesprek over verantwoording, passend bij de zojuist gepresenteerde casus 2. In deze ronde spreken we dus over de aanpak van Windesheim en van de Hogeschool van Amsterdam, om te bekijken wat er nog meer aan ‘rijker verantwoorden’ kan worden gedaan.

Plenaire terugkoppeling
Na deze gesprekken delen de vier subgroepen plenair kort met elkaar wat de opbrengsten waren van de gesprekken, zodat iedereen met frisse en nieuwe ideeën naar huis kan gaan betreffende ‘rijke verantwoording’. Hieronder volgen enkele uitspraken vanuit deze plenaire terugkoppeling:

• Blijf zo dicht mogelijk bij de praktijk; sluit daarin aan bij de context van de opleiding.
• Zie het auditpanel als meedenkers, en betrek ze overal bij.
• Vertrek vanuit je eigen opleidingsverhaal, in plaats van bij de NVAO-standaarden.
• Soms pakt een opleiding zelf al haar eigenaarschap op; laat dat dan gebeuren en probeer te ontdekken wat je daar dan van leert als opleiding.
• Over eigenaarschap moet je niet praten, dat moet je gewoon doen. En àls het gebeurt, dan pakken en voelen ze dat ook. Presenteer hiervan in een audit vooral praktijkvoorbeelden, en doe dat in de vorm van bijvoorbeeld storytelling.
• Weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Zijn dat de directeuren, of bijvoorbeeld thematisch georiënteerde netwerkachtige constructies (in bijvoorbeeld een matrixorganisatie).
• Hoe loopt het bij deze opleiding; hoe zien wij dat een proces voortgang boekt, en dat de resultaten o.k. zijn. Dat kun je bijvoorbeeld zien aan ….. (vul maar in).
• Je zou als elkaars peers met elkaar in gesprek kunnen gaan, zoals een dergelijke dialoog bijvoorbeeld bij Fontys al wordt gevoerd: horizontaal kalibreren; niet om het met elkaar eens te worden, maar wel om naar elkaar te kijken en van elkaar te leren.
• Ik vind het moedig (zegt één van de aanwezigen) dat jullie deze stappen van anders/rijker verantwoorden zetten.
• Kennelijk moet zijn voldaan aan een aantal randvoorwaarden om een dergelijke aanpak van rijker verantwoorden op te zetten en goed voor elkaar te krijgen. Maar welke zijn die succesbepalende factoren?
• Het is goed om aan te sluiten bij processen die in een opleiding al gaande zijn, en dan is het ook goed om daarin de verdieping te zoeken en te vinden.
• Bij rijker verantwoorden is sprake van een paradigmawisseling, maar er is toch zeker nog wel iets concreets waarop je gaat monitoren? We denken nog steeds vanuit die aanname van dat concrete (SMART), maar dat moeten we wellicht los laten als je iets anders (zoals rijker verantwoorden) in beweging wilt zetten.
• Uit deze manier van werken spreekt veel vertrouwen, als je zo gaat werken.
• Ruimte geven aan teams betekent per definitie ook het aanboren van intrinsieke motivatie bij teamleden.
• Bij een dergelijke manier van werken moet je als opleiding op enig moment wel aangeven op welk moment je kunt bepalen dat je geslaagd bent in het bereiken van je doelen.

Experimenterende teams dienen duidelijk te hebben wat zij bijdragen aan de strategische koers. Dan kunnen teams daarop onderling met elkaar kalibreren, zonder dat het een keurslijf wordt. Ga maar gewoon aan elkaar vertellen wat je allemaal doet om je eigen doelstellingen te gaan realiseren.  Vaak kom je met zo’n gesprek met je peers uiteindelijk vanzelf wel op heel natuurlijke wijze terecht op de kwaliteitsstandaarden van je hogeschool (je College van Bestuur) en van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie.